SISTEM AKUNTANSI DAGANG
1. Sistem Penjualan
Fungsi yang terkait dalam system penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan adalah:
a. Fungsi kredit
b. Fungsi penjualan
c. Fungsi gudang
d. Fungsi pengiriman
e. Fungsi akuntansi
f. Fungsi penagihan
Fungsi Kredit. Dalam transaksi penjalan kredit dengan kartu kredit, fungsi ini bertanggungjawab atas pemberian kartu kredit kepada pelanggan terpilih. Sebelum seorang pelanggan diberi kartu kredit, ia harus mengajukan permintaan menjadi anggota dengan mengisi formulir permintaan menjadi anggota kartu kredit perusahaan. Fungsi kredit melakukan pengumpulan informasi tentang kemampuan keuangan calon anggota dengan meminta fotokopi rekening Koran bank, keterangan gaji calon anggota dari perusahaan tempat ia bekerja dan sumber-sumber lain, sehingga kemungkinan tidak tertagihnya piutang kepada pelanggan tersebut dapat dikurangi. Dalam struktur organisasi fungsi ini berada ditangan Bagian Kredit.
Fungsi Penjualan. Dalam system penjualan dengan kartu kredit ini, fungsi penjualan bertanggungjawab melayani kebutuhan barang pelanggan. Fungsi penjualan mengisi faktor penjualan kartu kredit untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan. Dalam struktur organisasi fungsi penjualan berada ditangan Bagian Order Penjualan.
Fungsi Gudang. Dalam system penjualan ini, fungsi gudang menyediakan barang yang diperlukan oleh pelanggan sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Dalam struktur organisasi fungsi penjualan berada ditangan Bagian Gudang.
Fungsi Pengiriman. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyerahkan barang yang kuantitas, mutu, dan spesifikasinya sesuai dengan yang tercantum dalam tembusan faktur penjualan kartu kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Fungsi ini juga bertanggungjawab untuk memperoleh tanda tangan dari pelanggan diatas faktur penjualan kartu kredit sebagai bukti telah diterimanya barang yang dibeli oleh pelanggan. Dalam struktur organisasi fungsi penjualan berada ditangan Bagian Pengiriman.
Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggunjawab utuk mencatat transaksi bertambahnya piutang kepada pelanggan kedalam kartu piutang berdasarkan faktur penjualan kartu kredit yang diterma dari fungsi pengiriman. Di samping itu, fungsi akuntansi bertanggunjawab akan pencatatan transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. Dalam struktur organisasi fungsi akuntansi berada ditangan Bagian Piutang.
Fungsi Penagihan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat surat tagihan secara periodic kepada pemegang kartu kredit. Dalam struktur organisasi fungsi penagihan berada ditangan Bagian Penagihan.
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari transaksi penjualan dengan kartu kredit adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutag kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
3. Jumlah harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otoritasi pejabat yang berwenang.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang Digunakan untk melaksanaka system penjualan kredit dengan kartu kredit perusahaan adalah:
1. Faktur Penjualan Kartu Kredit
2. Surat Tagihan
Faktur Penjualan Kartu Kredit. Dokumen ini digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit dengan kartu kredit. Lembar ke-1 dan ke-2 berfungsi sebagai dasar pembuatan surat tagihan yang secara periodic dibuat oleh fungsi penagihan dan dikirimka kepada pelanggan. Oleh karena itu, fungsi pengiriman harus mendapat tanda tangan diatas faktur penjualan kartu kredit lembar ke- dan ke-2 pada saat fungsi tersebut menyerahkan barang kepada pelanggan. Lembar ke-3 sebagai perintah kepada gudang untuk menyiapkan barang yang dibutuhkan oleh pelanggan, dan lembar ke-4 berfungsi sebagai perintah pengiriman barang kepada fungsi pengiriman. Lembar ke-2 dokumen ini tetap disimpan didalam arsip fungsi akuntansi, dan lembar ke-1 dilampirkan pada surat tagihan yang dikirimkan secara periodic kepada pelanggan.
Surat Tagihan. Surat tagihan ini merupakan turnaround document yang isinya dibagi menjadi dua bagian: Bagian atas merupakan dokumen yang harus disobek dan dikembalikn bersama cek oleh pelanggan ke perusahaan, sedangkan bagian bawah berisi rincian transaksi pembelian dilakukan pelanggan dalam periode tertentu.
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam system penjualan kredit dengan kartu kredit adalah:
1. Jurnal Penjualan
2. Kartu Piutang
3. Kartu Gudang
Jurnal Penjualan. Jurnal penjualan digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam-macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk.
Kartu Piutang. Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. Dalam metode pencatatan piutang tertentu (ledgerless bookkeeping), buku pembantu piutang ini tidak diselenggarakan dan digantikan fungsinya dengan arsip faktur penjualan menurut abjad.
Kartu Gudang. Catatan ini bukan termasuk dalam golongan dalam catatan akuntansi. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang dan hanya berisi data kuantitas barang yang disimpan di gudang beserta mutasinya.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk system penjualan dengan kartu kredit adalah:
1. Prosedur order penjualan
2. Prosedur pengiriman barang
3. Proedur pencatatan piutang
4. Prosedur penagihan
5. Prosedur pencatatan penjualan
Prosedur Order Penjualan. Berfungsi menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli yang kemudian membuat faktur penjualan kartu kredit dan mengirim kepada berbagai fungsi lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
Prosedur Pengiriman. Prosedur ini fungsi gudang menyiapkan barang yang diperlukan oleh pembeli dan fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli. Pada saat penyerahan barang, fungsi pengiriman meminta tanda tangan penerimaan barang dari pemegang kartu kredit diatas faktur penjualan kartu kredit.
Prosedur Pencatatan Piutang. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat tenbusan faktur penjualan kartu kredit kedalam kartu piutang.
Prosedur Penagihan. Fungsi penagihan menerima faktur penjualan kartu kredit dan mengarsipkannya menurut abjad. Secara periodic fungsi penagihan membuat surat tagihan dan mengirimkannya kepada pemegang kartu kredit perusahaan, dilampiri dengan faktur penjualan kartu kredit.
Prosedur Pencatatn Penjualan. Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat transaksi penjualan kartu kredit kedalam jurnal penjualan.
Unsur Sistem Pengendalian Intern
Unsur system pengendalian intern dalam system penjualan dengan kartu kredit sama dengan system penjualan kredit.
SISTEM PENJUALAN KREDIT
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi yang diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan kredit adalah:
1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.
2. Jumlah piutang kepada setiap debitur dari transaksi penjualan kredit.
3. Jumlah harga pokok produk yang di jual selama jangka waktu tertentu.
4. Nama dan alamat pembeli.
5. Kuantitas produk yang dijual.
6. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.
7. Otorisasi pejabat yang berwenang.
Dokumen yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam system penjualan kredit adalah:
1. Surat order pengiriman dan tembusannya.
2. Faktur dan tembusannya.
3. Rekapitulasi harga pokok penjualan.
4. Bukti memorial.
Surat Order Pengiriman. Merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera.
Tembusan Kredit (Credit Copy). Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status ktedit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit.
Surat Pengakuan (Acknowledgement Copy). Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
Surat Muat (Bill of Lading). Merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi pengiriman setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut.
Slip Pembungkus (Packing Slip). Dokumen ini ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya.
Tembusan Gudang (Warehouse Copy). Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum di dalamnya, agar menyerahkan barang terebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang.
Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy). Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tebusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian pengiriman ini kemudian diambil dan dipindahkan ke arsip pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi (order backlogs).
Arsip Index Silang(Cross-index File Copy). Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya.
Faktur penjualan merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari:
Faktur Penjualan (Customer’s Copies). Merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari permintaan pelanggan.
Tembusan Piutang (Account Receivable Copy). Merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk mencatat piutang dalam kartu piutang.
Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy). Merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan.
Tembusan Analisis (Analysis Copy). Merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (salesperson).
Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy). Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan yang menjadi haknya.
Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam system penjualan kredit, bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam system penjualan kredit adalah:
1. Jurnal penjualan
2. Kartu piutang
3. Kartu persediaan
4. Kartu gudang
5. Jurnal umum
Jurnal Penjualan. Digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk.
Kartu Piutang. Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
Kartu Perediaan. Merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan.
Kartu Gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang.
Jurnal Umum. Catatan ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.
Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem
Jaringan prosedur yang membentuk system penjualan kredit adalah:
1. Prosedur order penjualan
2. Prosedur persetujuan kredit
3. Prosedur pengiriman
4. Prosedur penagihan
5. Prosedur pencatatan piutang
6. Prosedur distribusi penjualan
7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan
Prosedur Order Penjualan. Berfungsi menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli.
Prosedur Persetujuan Kredit. Pada prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujuan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit.
Prosedur Pengiriman. Fungsi pengiriman mengirimkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman.
Prosedur Penagihan. Fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertentu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman.
Prosedur Pencatatan Piutang. Fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai piutan.
Prosedur Distribusi Penjualan. Pada prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribukan data penjualan menurut informasi yang dperlukan oleh manajemen.
Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan. Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodic total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
Unsur Pengendalian Intern
Dalam merancang organisasi yang berkaitan dengan system penjualan kredit, unsure pokok system pengendalian intern adalah:
Fungsi Penjualan Harus Terpisah dari Fungsi Kredit. Pemisahan kedua fungsi ini dimaksudkan untuk pengecekan intern terhadap transaksi penjualan kredit. Dengan dipisahnya fungsi penjualan dari fungsi kredit, risiko tidak tertagihnya piutang dapa dikurangi.
Fungsi Akuntansi Harus Terpiah dari Fungsi Penjualan dan Fungsi Kredit. Dalam system penjualan kredit, fungsi akuntansi yang melaksanakan pencatatan piutang harus dipisahkan dari fungsi operasi yang melaksanakan transaksi penjualan dan dari fungsi kredit yang mengecek kemampuan pembeli dalam melunasi kewajibannya. Dengan dipisahkannya tiga fungsi pokok tersebut, maka catatan piutang dapat dijamin ketelitian dan keandalannya serta kekayaan perusahaan(piutang) dapat dijamin keamanannya (piutang dapat ditagih).
Fungsi Akuntansi Harus Terpisah dari Fungsi Kas. Fungsi akuntansi yang bertanggung jawab atas pencatatan piutang berada di tangan Bagian Piutang dan fungsi kas yang bertanggung jawab atas penerimaan kas yang berasal dari pelunasan piutang berada di tangan Bagian Kasa. Pemisahan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya manipulasi pencatatan piutang yang disebut lapping. Lapping merupakan bentuk kecurangan penerimaan kas dari piutang yang terjadi jika fungsi pencatatan piutang dan fungsi penerimaan kas dari piutang berada di tangan satu karyawan, yaitu dengan cara menunda pencatatan penerimaan kas dari seorang debituruntuk kepentingan pribadinya. Untuk menutupi kecurangannya dengan cara mencatat ke dalam kartu piutang debitur tersebut dari penerimaan kas dari debitur lain.
Transaksi Harus Dilaksanakan oleh Lebih dari Satu Orang atau Lebih dari Satu Fungsi. Dengan penggunaan unsure pengendalian intern tersebut, setiap pelaksanaan transaksi selalu akan tercipta interal check yang mengakibatkan pekerjaan karyawan yang satu dicek ketelitiannya oleh karyawan lain.
Sistem Otorisasi danProsedur Pencatatan
Otorisasi terjadi saat transaksi dilakukan dengan membubuhkan tanda tangan oleh yang memiliki wewenang pada dokumen yang bersangkutan. Dengan demikian karena setiap transaksi terjadi dengan otorisasi dari yang berwenang dan dicatat melalui prosedur pencatatan tertentu, maka kekayaan perusahaan akan terjamin keamanannya dan data akuntansi yang dicatat terjamin ketelitian dan keandalannya.
Penerimaan Order dari Pembeli Diotorisasi oleh Fungsi Penjualan dengan Menggunakan Formulir Surat Order Pengiriman. Fungsi penjualn ini bertanggung jawab atas perintah pengiriman yang ditujukan kepada fungsi pengiriman dalam pemenuhan order yang diterimanya dari pembeli. Sebagai awal kegiatan penjualan, fungsi penjualan mengisi formulir surat order pengiriman. Persetujuan dimulainya kegiatan penjualan diwujudkan dalam bentuk tanda tangan otorisasi dari fungsi penjualan pada formulir surat order pengiriman.
Persetujuan Pemberian Kredit Diberikan oleh Fungsi Kredit dengan Membubuhkan Tanda Tangan pada Credit Copy. Untuk mengurangi risiko tidak tertagihnya piutang, transaksi penjualan kredit harus mendapatkan otorisasi dari fungsi kredit, sebelum barang dikirimkan.
Pengiriman Barang kepada Pelanggan Diotorisasi oleh Fungsi Pengiriman dengan Cara Menandatangani dan Membubuhkan Cap “sudah dikirim” pada Copy Surat oleh Order Pengiriman. Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi pengiriman ke fungsi penagihan sebagai bukti telah dilaksanakan pengiriman barang sesuai dengan perintah pengiriman barang yang diterbitkan oleh fungsi penjualan, sehingga fungsi penagihan dapat segera melaksanakan pengiriman faktur penjualan sebagai dokumen penagihan piutang.
Penetapan Harga Jual, Syarat Penjualan, Syarat Pengangkutan Barang, dan Potongan Penjualan Berada di tangan Direktur Pemasaran dengan Penerbitan Surat Keputusan. Pengisian informasi ke dalam surat order pengiriman dan faktur penjualan harus didasarkan pada informasi harga jual, syarat pnjualan, dan potongan penjualan.
Terjadinya Piutna Diotorisasi oleh Fungsi Penagihan dengan Membubuhkan Tanda Tangan pada Faktur Penjualan. Pengisian informasi harga sauna dan syarat penjualan ke dalam faktur penjualan harus didasarkan pada harga satuan dan syarat penjualan lain yang telah ditetapkan oleh Direktur Pemasaran. Dengan dibubuhkannya tanda tangan otorisasi oleh fungsi penagihan pada faktur penjualan berarti bahwa:
• Fungsi penagihan telah memeriksa kelengkapan bukti pendukung
• Fungsi penagihan telah mencantumkan harga satuan barang yang dijual
• Fungsi penagihan telah mendasarkan pencantuman informasi kuantitas barang yang dikirim dalam faktur penjualan.
Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Didasarkan atas Dokumen Sumber yang Dilampiri dengan Dokumen Pendukung yang Lengkap. Catatan akuntansi harus diisi informasi yang bersal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Pencatatan ke dalam Catatan Akuntansi Harus Dilakukan oleh Karyawan yang Diberi Wewenang untuk itu. Setelah karyawan memutakhirkan (up date) catatan akuntansi berdasarkan dokumen sumber, ia harus membubuhkan tanda tangan dan tanggal pada dokumen sumber sebagai bukti telah dilakukannya pengubahan data yang dicatat dalam catatan akuntansi pada tanggal tersebut. Sehingga tidak ada satupun perubahan data yang dicantumkan dalam catatan akuntansi yang tidak dipertanggung jawabkan.
Praktik yang Sehat
Penggunaan formulir bernomor urut tercetak. Di dalam organisasi, setiap transaksi keuangan hanya akan terjadi jika telah mendapat otorisasi dalam bentuk tanda tangan pada formulir.
• Secara periodic fungsi akuntansi mengirimkan pernyataan piutang kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tersebut.
• Secara periodic diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening control piutang dalam buku besar.
SISTEM RETUR PENJUALAN
Transaksi retur penjualan terjadi jika perusahaan menerima pengembalian barang dari pelanggan. Pengembalian barang oleh pelanggan harus diotorisasi oleh fungsi penjualan dan diterima oleh fungsi penerimaan.
Fungsi yang Terkait. Fungsi yang terkait dalam melaksanakan transaksi retur penjualan adalah:
1. Fungsi penjualan
2. Fungsi penerimaan
3. Fungsi gudang
4. Fungsi akuntansi
Fungsi Penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan pemberitahuan mengenai pengembalian barang yang telah dibeli. Otorisasi penerimaan kembali barang yang telah dijual tersebut dilakukan dengan cara membuat memo kredit yang dikirimkan kepada fungsi penerimaan.
Fungsi Penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan barang berdasarkan otorisasi yang terdapat dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan.
Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggung jawab atas penyimpan kembali barang yang diterima kembali dari retur penjualan setelah barang diperiksa oleh fungsi penerimaan. Barang yang diterima dari transaksi retur penjualan ini dicatat oleh fungsi gudang dalam kartu gudang.
Fungsi Akuntansi. Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan transaksi retur penjualan ke dalam jurnal umum dan pencatatan berkurangnya piutang dan bertambahnya persediaan. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mengirimkan memo kredit kepada pembeli.
Informasi yang Perlukan oleh Manajemen
Informasi yang perlukan oleh manajemen dari transaksi retur penjualan adalah:
a) Jumlah rupiah retur penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu
b) Jumlah berkurangnya piutang
c) Jumlah harga pokok produk yang dikembalikan oleh pembeli
d) Nama dan alanmat pembeli
e) Kuantitas produk yang dikembalikan oleh pembeli
f) Nama wiraniaga yang elakukan penjualan produk yang dikembalikan oleh pembeli
g) Otorisasi pejabat yang berwenang
Dokumen yang Digunakan
Dua dokumen penting yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Memo kredit
2. Laporan penerimaan barang
Memo kredit. Merupakan dokumen sumber sebagai dasar pencatatan transaksi dalam kartu piutang dan jurnal umum atau jurnal retur penjualan. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penjualan yang memberi perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang yang dikembalikan.
Laporan penerimaan barang. Merupakan dokumen pendukung yang melampiri memo kredit. Dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi penerimaan sebagai laporan telah diterima dan diperiksanya barang yang diterima pembeli.
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam transaksi retur penjualan adalah:
1. Jurnal umum dan/atau jurnal retur penjualan
2. Kartu piutang
3. Kartu persediaan
4. Kartu gudang
Jurnal umum / jurnal retur penjualan. Berkurangnya pendapatan penjualan dan piutang dagang akibat dari transaksi retur penjualan dicatat dala jurnal umum. Jika perusahaan jurnal khusus dicatat dalam jurnal retur penjualan. Berkurangnya harga pokok penjualn dan bertambahnya harga pokok persediaan produk jadi akibat transaksi retur penjualan dicatat dalam jurnal umum.
Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan harga pokok persediaan produk jadi dan berkurangnya harga pokok penjualan akibat transaksi retur penjualan adalah bukti memorial.
Kartu Piutang. Merupakan buku pembantu piutang yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang kepada debitur tertentu.
Kartu Persediaan. Merupakan buku pembantu persediaan yang dalam transaksi retur penjualan digunakan untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi.
Kartu Gudang. Catatan ini diselenggarakan oleh bagian gudang untuk mencatat bertambahnya jenis persediaan produk jadi tertentu akibat dari transaksi retur penjualan.
Jaringan Prosedur dalam Sistem Retur Penjualan
Jaringan prosedur dalam system retur penjualan adalah:
1. Prosedur pembuatan memo kredit
2. Prosedur penerimaan barang
3. Prosedur pencatatan retur penjualan
Prosedur Pembuatan Memo Kredit. Berdasarkan pemberitahuan retur penjualan dari pembeli, dalam prosedur ini fungsi penjualan membuat memo kredit yang memberikan perintah kepada fungsi penerimaan untuk menerima barang dari pembeli tersebut dan kepada fungsi akuntansi untuk mencatat pengurangan piutang kepada pembeli.
Prosedur Penerimaan Barang. Fungsi penerimaan menerima dari pembeli berdasarkan perintah dalam memo kredit yang diterima dari fungsi penjualan. Atas penerimaan barang tersebut fungsi penerimaan membuat laporan penerimaan barang untuk melampiri memo kredit yang dikirim ke fungsi akuntansi.
Prosedur Pencatatan Retur Penjualan. Dalam prosedur ini transaksi berkurangnya piutang dagang dan pendapatan penjualan akibat dari transaksi retur penjualan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum atau jurnal retur penjualan dan ke dalam buku pembantu piutang. Berkurangnya harga pokok penjualan dan bertambahnya harga pokok persediaan dicatat oleh fungsi akuntansi ke dalam jurnal umum dan dalam buku pembantu persediaan.
2. Sistem Akuntansi Piutang
PROSEDUR PENCATATAN PIUTANG
Prosedur pencatatan piutang bertujuan untuk mencatat mutasi piutang perusahaan kepada setiap debitur. Mutasi piutang ini disebabkan transaksi penjualan kredit, penerimaan kas, retur penjualan, dan penghapusan piutang.
Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
Informasi mengenai piutang yang dilaporkan kepada manajemen adalah saldo piutang, riwayat pelunasan piutang, dan umur piutang.
Untuk mengetahui status piutang dan kemungkinan tertagih atau tidaknya piutang, secara periodik fungsi pencatatan piutang menyajikan informasi umur piutang setiap debitur kepada manajer keuAngan. Daftar umur piutang ini merupakan laporan yang dihasilkan dari kartu piutang.
Dokumen
Dokumen pokok yang digunakan sebagai dasar pencatatan kedalam kartu piutang adalah:
a. Faktur Penjualan. Dokumen ini sebagai dasar pencatatan timbulnya piutang dari transaksi penjualan secara kredit. Dilampiri surat muat (bill of lading) dan surat order pengiriman.
b. Bukti Kas Masuk. Digunkaan sebagai dasar dalam pencatatan berkurangnya piutang dari transaksi pelunasan piutang oleh debitur.
c. Memo Kredit. Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan retur penjualan. Dokumen dikeluarkan bagian Order Penjualan, dan jika dilampiri dengan Laporan Penerimaan Barang yang dibuat Bagian Penerimaan, merupakan dokumen sumber untuk mencatat transaksi retur penjualan.
d. Bukti Memorial. Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan transaksi kedalam jurnal umum.Dalam pencatatan piutang dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan penghapusan piutang. Dikeluarkan oleh fungsi kredit yang memberikan otoritasasi penghapusan piutang yang tidak dapat ditagih lagi.
Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi yang menyangkut piutang adalah
a. Jurnal Penjualan. Catatan ini digunakan untuk mencatat timbulnya piutang dari transaksi penjualan kredit.
b. Jurnal Retur Penjualan. Catatan akuntansi ini untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi retur penjualan.
c. Jurnal Umum. Digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaski penghapusan piutang yang tidak dapat ditagih lagi.
d. Jurnal Penerimaan Kas. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat berkurangnya piutang dari transaksi penerimaan kas dari debitur.
e. Jurnal Piutang. Catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat mutasi dan saldo piutang kepada setiap debitur.
Organisasi
Pencatatan piutang dilakukan oleh fungsi akuntansi. Dalam struktur organisasi fungsi akuntansi berada di tangan Bagian Piutang di bawah departemen akuntansi Keuangan.
Tugas fungsi akuntansi dalam hubungannya dengan pencatatan piutang adalah:
1. Menyelenggarakan catatan piutang kepada setiap debitur yang dapat berupa kartu piutang yang merupakan buku pembantu piutang, digunakan untuk merinci rekening kontrol piutang dalam buku besar, atau berupa arsip faktur terbuka.
2. menghasilkan pernyataan piutang secara periodik dan mengirimkannya ke setiap debitur.
3. menyelenggarakan catatanriwayat kredit setiap debitur untuk memudahkan penyediaan data gunamemutuskan pemberian kredit kepada pelanggan dan guna mengikuti data penagihan setiap debitur.
METODE PENCATATAN PIUTANG
Metode Pencatatan Piutang dengan Komputer
Metode pencatatan piutang dengan komputer menggunakan batch system. Dalam batch system ini, dokumen sumber yang mengubah piutang dikumpulkan dan sekaligus diposting setiap hari untuk memutakhirkan catatan piutang. Dalam sistem komputer dibentuk dua macam arsip: arsip transaksi dan arsip induk. Arsip transaksi digunakan untuk memutakhirkanarsip induk piutang (arsip transaksi piutang harian, arsip transaksi piutang s.d hari ini, laporan penyimpangan). Secara periodik misalnya setiap bulan, arsip induk piutang digunakan untuk menghasilkan berbagai macam laporan bagi manajemen, seperti laporan umur piutang, pernyataan piutang, laporan status piutang yang macet, laporan penjualan menurut daerah pemasaran.
PROSEDUR PEMBUATAN PERNYATAAN PIUTANG
Pernyataan Saldo Akhir Bulan
Pernyataan piutang ini hanya menyajiakan saldo piutang kepada debitur pada akhir bulan saja. Pernyataan ini sangat sederhana dalam pembuataannya, tetapi tidak memberikan informasi apapun kepada debitur untuk dasar rekonsiliasi dengan catatannya.
3. Sistem Akuntansi Pembelian
Fungsi pembelian dalam suatu perusahaan meliputi :
1) Pembelian barang dagangan (pada perusahaan dagang), bahan baku, bahan penolong, suku cadang (pada perusahaan pabrikasi), dan berbagai supplies seperti supplies kantor, dan lain-lain.
2) Pembelian mesin-mesin dan peralatan pabrik, serta peralatan kantor.
3) Pembelian perlengkapan pengepakan.
4) Pembelian-pembelian lain untuk keperluan perusahaan.
5) Memelihara hubungan dengan pemasok.
6) Mengadakan ikatan-ikatan kontrak dengan pemasok.
7) Menerbitkan pesanan/order pembelian.
8) Memverifikasi faktur dari pemasok, bahwa harga dan kualitas tidak melebihi yang telah dipesan.
Fungsi penerimaan barang meliputi :
1) Menerima barang sesuai dengan yang dipesan.
2) Meneliti kualitas barang yang dibeli apakah sesuai dengan spesifikasi saat dipesan.
ORGANISASI
Pada perusahaan ini, fungsi pembelian dirangkap oleh kepala bagian tertentu seperti kepala bagian umum atau kepala bagian keuangan, sedang fungsi penerimaan barang ditangani oleh bagian tersendiri.
INFORMASI UNTUK MANAJEMEN
1) Daftar harga barang dagangan atau barang baku yang relatif penting.
2) Kontrak-kontrak pembelian dan realisasinya.
CATATAN AKUNTANSI
Catatan akuntansi yang dipergunakan meliputi :
1) Jurnal pembelian (bila perusahaan menggunakan sistem voucher, digunakan Daftar Voucher).
2) Jurnal umum
3) Rekening buku besar terkait seperti pembelian (bila digunakan metode fisik), Persediaan (bila digunakan metode perpetual),utang dagang, retur pembelian,potongan pembelian,biaya angkut pembelian dan lain-lain.
4) Rekening pembantu persediaan (bila menggunakan metode perpetual) dan rekening pembantu utang pada masing-masing pemasok.
BUKTI TRANSAKSI
Bukti transaksi yang digunakan meliputi :
1) Permintaan Pembelian
Bukti ini datang dari bagian yang membutuhkan barang atau dari bagian gudang, tergantung sistem yang berlaku. Misalnya datang dari bagian gudang, bagian gudang akan meminta dibelikan barang bila stok barang tertentu di gudang sudah mendekati titik pemesanan kembali.
2) Permintaan Daftar Harga
Bagian pembelian biasanya secara periodik meminta daftar harga barang-barang kepada pemasok atau calon pemasok. Bila barang yang akan dibeli dalam jumlah (baik kuantitas maupun jumlah rupiah) yang besar, maka seringkali diadakan prosedur lelang terlebih dahulu.
3) Pesanan/Order Pembelian
Bila pemasok tertentu sudah dapat dipilh, maka bagian pembelian akan menerbitkan pesanan/order pembelian.
4) Laporan Penerimaan Barang
Bila barang yang dipesan datang, bagian penerimaan barang akan menerima barang, mengecek kuantitas dan kualitas barang, kemudian menerbitkan laporan penerimaan barang.
5) Faktur dari Pemasok
Bila barang yang dipesan sudah datang, maka biasanya pemasok segera mengirimkan pula Faktur.
6) Voucher Utang
Bila seluruh dokumen di atas sudah lengkap dan benar kemudian diterbitkan voucher utang. Dokumen ini merupakan surat perintah untuk membayar sejumlah tertentu kepada pihak tertentu pada saat tertentu. Dengan kata lain dokumen ini berfungsi sebagai bukti otorisasi pembayaran utang.
BAGAN ALIR ARUS DOKUMEN DALAM SISTEM PEMBELIAN
Asumsi mengenai sebuah perusahaan hipotesis yaitu :
Perusahaan membeli barang secara kredit
Administrasi persediaan dilaksanakan secara perpetual
Perusahaan melaksanakan sistem voucher artinya untuk setiap hal yang nantinya memerlukan pembayaran kas harus dibuatkan vouchernya (surat persetujuan mengeluarkan uang)
Bagian/petugas yang terkait dalam sistem pembelian terdiri dari :
Bagian/petugas Tugas
Yang membutuhkan barang Meminta barang yang dibutuhkan
Pembelian Meminta daftar harga barang kepada calon pemasok dan melakukan pemesanan barang kepada pemasok.
Gudang/penerimaan Menerima barang, membuat laporan penerimaan barang dan menyimpan barang yang dibeli.
Utang Voucher Menyetujui terjadinya utang, dan mencatat transaksi ke dalam daftar voucher dan rekening buku besar.
Pemegang kartu utang, persediaan Membukukan ke kartu-kartu yang bersangkutan.
DAFTAR KEGIATAN PADA BAGIAN/PETUGAS TERKAIT
Bagian Yang Membutuhkan barang (atau Bagian Gudang)
Membuat Permintaan Pembeliaan yang ditujukan kepada bagian pembelian untuk membeli barang tertentu yang dibutuhkan. Dalam hal permintaan pembelian datang dari bagian bagian gudang, maka dasar permintaannya adalah saldo persediaan suatu barang. Bila saldo persediaan suatu barang tertentu mendekati jumlah minimum, maka bagian gudang segera membuat Permintaan Pembelian.
Bagian Pembelian
1) Atas dasar Pemintaan Pembelian yang diterima dari bagian gudang atau pihak yang membutuhkan barang, bagian pembelian mungkin harus membuat Permintaan Daftar Harga yang dikirimkan kepada calon pemasok.
2) Bila sudah diputuskan dari pemasok mana barang akan dibeli maka dibuat Pesanan Pembelian rangkap empat.
3) Mengirimkan Pesanan Pembelian lembar pertama kepada pemasok, lembar kedua ke bagian gudang/penerimaan barang, lembar ketiga untuk bagian utang voucher dan mengarsip lembar keempat.
4) Menerima faktur dari pemasok, mencocokkannya dengan Pesanan Pembelian kemudian menyerahkannya ke bagian utang voucher.
Bagian Gudang/Penerimaan Barang
1) Menerima barng yang dibeli, mencocokkan dengan permintaan pembelian, meneliti kuantitas dan kualitas barang.
2) Membuat Laporan Penerimaan Barang rangkap dua, mengirimkan lembar pertama ke bagian utang voucher, mengarsip lembar kedua setelah mecatat barang yang dibeli ke kartu gudang.
Bagian Utang Voucher
1) Atas dasar Pesanan Pembelian dan Laporan Penerimaan Barang dan faktur dari pemasok, bagian ini kemudian menerbitkan Voucher Utang. Dokumen ini dibuat rangkap dua.
2) Mengarsipkan lembar pertama voucher utang bersama-sama dokumen pendukung yaitu pesanan pembelian, laporan penerimaan barang dan faktur dari pemasok, menurut tanggal jatuh tempo (pada tanggal jatuh tempo dokumen ini diserahkan ke Bagian Pengeluaran Kas).
3) Membukukan voucher utang ke daftar voucher dan ke rekening buku besar terkait.
4) Lembar kedua dikirimkan ke pemegang kartu persediaan dan biaya untuk dibukukan ke kartu persediaan (per jenis persediaan).
Pemegang Kartu Biaya dan Kartu Persediaan
Atas dasar voucher utang membukukan ke kartu-kartu pembantu yang bersangkutan.
4. Sistem Akuntansi Utang
Yang dimaksud dengan prosedur utang adalah prosedur sejak utang itu timbul dan disetujui sampai pada pencatatannya dalam rekening utang sebelah kredit. Prosedur pengeluaran adalah prosedur pengeluaran cek untuk melunasi utang yang sudah disetujui dan mencatat pengeluaran tersebut.
Bagian Utang
Bagian utang bertugas untuk membandingkan faktur pembelian dengan laporan penerimaan barang. Apabila kedua dokumen tersebut menunjukkan data yang sama, bagian utang kemudian menentukan apakah ada potongan atau tidak. Dalam hal faktur pembelian ini menunjukkan informasi tentang potongan maka bagian utang bertugas menghitung jumlah potongan pembelian.
Faktur pembelian yang dilampiri dengan laporan penerimaan barang diserahkan ke bagian persediaan untuk dicatat dalam dalam buku pembantu persediaan. Faktur pembelian dan laporan penerimaan barang yang diterima kembali dari bagian persediaan, dibagian utang dicatat dalam buku pembantu utang (sebelah kredit). Faktur pembelian ini kemudian diserahkan ke bagian buku besaruntuk dijurnal dalam buku jurnal pembelian.
METODE JURNAL DAN POSTING UNTUK PROSEDUR UTANG
Metode dengan Tangan
Jurnal dan posting untuk prosedur yang dilakukan dengan tangan disebut dengan nama accounts payable method. Dalam metode ini digunakan formulir-formulir sebagai berikut;
Buku pembantu utang
Buku pembantu ini merupakan catatan utang yang terinciuntuk setiap kreditur. Minimal sekali sebulan harus dilakukan pencocokan jumlah saldo-saldo dalam buku pembantu utang dengan saldo rekening kontrolnya.
Posting ke buku pembantu utang dapar dilakukan dari dua sumber yaitu;
Untuk kedit : 1. Dari faktur pembelian atau
2. Dari jurnal pembelian
Untuk dedit : 1. Dari bukti pengeluaran uang
2. Dari jurnal pengeluaran uang
Buku jurnal pembelian
Jurnal pembelian digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagangan. Faktur pembelian yang sudah disetujui dicatat dalam jurnal pembelian pada waktu pembelian faktur tersebut disetujui. Kemudian faktur pembelian disimpan menunggu tanggal jatuh tempo. Setiap periode, setiap kolom dijumlahkan kemudian jumlah-jumlah itu di posting ke rekening dalam buku besar.
Prosedur Pembuatan Voucher Sekaligus
Sistem voucher penuh. Pada saat faktur di setujui untuk di bayar dibuatkan voucher dan kemudian voucher tersebut dicatat dalam vousher register, voucher register disimpan dalam map (kotak) voucher yang belum di bayar. Nomor cek dituliskan dalam voucher dan dicatat dalam voucher register pada kolom “dibayar” yang menunjukkan tanggal dan nomor cek.
5. Sistem Penggajian dan Pengupahan
Fungsi Personalia
1). Penarikan Pegawai Baru
a. Memelihara arsip lamaran pekerjaan.
b. Memelihara hubungan dengan lembaga-lembaga penghasil calon pegawai.
c. Mengadakan seleksi calon pegawai
- Seleksi kemampuan teknis tertentu (job-test). Dalam melaksanakan test ini, biasanya bekerjasama dengan bagian yang memerlukan pegawai.
- Seleksi sikap, minat, dan lain-lain (psycho-test). Dalam melaksanakan test ini, biasanya bekerjasama dengan konsultan psikologi.
- Seleksi kesehatan (medical-test). Dalam melaksanakan test ini, biasanya bekerjasama dengan Dokter perusahaan.
2). Prosesing Data Pegawai Baru
a. Penyimpanan surat keputusan pengangkatan dan penempatan dalam golongan gaji bagi pegawai baru.
b. Penyimpangan laporan penarikan tenaga kerja ke Departemen Tenaga Kerja.
3). Pengembangan Pegawai
4). Pemberhentian Pegawai
INFORMASI UNTUK MANAJEMEN
1). Tingkat Perputaran Pegawai
2). Upah Rata-Rata Pada Perusahaan Sejenis
3). Upah Rata-Rata Pada Perusahaan
SISTEM PENGGAJIAN
Sistem Gaji Tetap Dengan Variasi. Dalam sistem ini pegawai mendapat gaji tertentu.
CATATAN AKUNTANSI YANG DIGUNAKAN
1. Jurnal umum, atau daftar voucher (voucherregister bila digunakan sistem voucher), untuk mencatat pengakuan utang gaji/upah.
2. Jurnal pengeluaran kas atau daftar cek (cek register bila digunakan system voucher), untuk mencatat pembayaran gaji/upah.
3. Rekening buku besar terkait.
BUKTI TRANSAKSI
a. Surat keputusan pengangkatan pegawai
b. Surat keputusan golongan gaji
c. Surat keputusan perubahan gaji
d. Daftar gaji
e. Perincian gaji tiap pegawai
f. Kwitansi gaji (Madang dijadikan satu dengan daftar gaji)
g. Perintah lembur, atau laboran prestasi seperti laboran penjualan per tenaga pemasar (untuk menghitung bonus)
h. Daftar absen pegawai
PENGENDALIAN INTERN
a. Aspek Organisasi
1. Pisahkan fungsi pencatat waktu hadir/waktu kerja, dengan fungsi pembuat daftar gaji.
2. Pisahkan pembuat daftar gaji dan pembayar gaji.
3. Pisahkan pembuat daftar gaji, pembayar gaji dan petugas akuntansi.
b. Aspek Otorisasi Dan Prosedur Pencatatan
1. Daftar gaji harus diotorisasi pejabat berwenang.
2. Voucher untuk gaji harus diotorisasi pejabat berwenang.
3. Transaksi penggajian hanya akan dicatat bila didukung bukti yang lengkap dan benar.
4. Pengangkatan, penempatan dalam golongan gaji, perubahan gaji, dan penghentian pegawai harus diotorisasi pejabat yang berwenang.
c. Praktik Yang Sehat
1. Pelaksanaan absensi pegawai, baik secara manual maupun dengan mesin absensi, harus diawasi petugas yang cukup berwibawa, untuk menghindari penyelewengan dalam mengisi daftar absen.
2. Pegawai yang telah keluar harus segera dicoret dari daftar gaji.
BAGAN ALIR ARUS DOKUMEN DALAM SISTEM PENGGAJIAN
1). Perusahaan mempunyai pegawai tetap, dan pegawai yang dibayar berdasar waktu bekerja.
2). Sistem absensi menggunakan mesin absensi.
3). Perusahaan menerapkan system voucher penuh.
4). Gaji diterimakan kepada semua pegawai dalam bentuk kas.
5). Di dalam perusahaan terdapat bagian / petugas yang berhubungan dengan penggajian sebagai berikut :
a. Petugas pengawas pencatatan waktu hadir / waktu kerja di mesin absensi.
b. Pembuat daftar gaji.
c. Bagian utang voucher.
d. Pembayar gaji.
e. Pemegang buku besar, dan kartu biaya.
URAIAN KEGIATAN DALAM SISTEM PENGGAJIAN
1. Pengawas Absensi
1). Mengawasi pegawai dalam memasukkan kartu hadir ke dalam mesin absensi, untuk memastikan bahwa hanya kartu pegawai yang bersangkutan sajalah yang dimasukkan ke mesin absensi.
2). Membuat rekapitulasi waktu hadir / kerja, dan menyerahkan kepada pembuat daftar gaji.
2. Pembuat Daftar Gaji
1). Atas dasar surat keputusan pengangkatan pegawai, petugas ini membuat daftar gaji untuk pegawai tetap, atas dasar rekap waktu hadir petugas kemudian membuat daftar upah bagi pegawai yang diupah menurut waktu kerja.
2). Daftar gaji / upah, dilampirkan rekapitulasi waktu hadir / kerja, dikirim ke bagian utang voucher.
3. Bagian Utang Voucher
1). Memverifikasi perhitungan dalam daftar gaji / upah, kemudian membuat voucher.
2). Membuat voucher dalam voucher register.
3). Menyerahkan voucher dan rekap waktu hadir / kerja, kepada pembayar gaji.
4. Pembayaran Gaji/Upah
1). Atas dasar voucher, meminta cek kepada bagian keuangan.
2). Menguangkan cek, dan menyiapkan amplop gaji.
3). Membayar gaji / upah kepada pegawai, pegawai menandatangani daftar gaji / upah pada kolom tanda tangan.
4). Memberi cap “LUNAS” pada voucher dan dokumen pendukungnya.
5). Mengirim daftar gaji yang sudah ditanda tangani pegawai (sebagai bukti bahwa gaji / upah sudah diambil para pegawai), dilampiri voucher, dan rekap waktu hadar / kerja ke pemegang buku jornal, buku besar, dan kartu biaya.
5. Pemegang Jurnal, Buku Besar, dan Kartu Biaya
1). Atas dasar daftar gaji / upah yang diterima dari pembayar gaji, mencatat ke daftar cek (cek register).
2). Atas dasar voucher register dan cek register, membukukan ke buku besar, dan kartu biaya yang bersangkutan.
3). Mengarsip semua dokumen.
6. Sistem Akuntansi Biaya
Akuntansi biaya adalah suatu bidang akuntansi yang diperuntukkan bagi proses pelacakan, pencatatan, dan analisa terhadap biaya-biaya yang berhubungan dengan aktivitas suatu organisasi untuk menghasilkan barang atau jasa. Biaya didefinisikan sebagai waktu dan sumber daya yang dibutuhkan dan menurut konvensi diukur dengan satuan mata uang. Penggunaan kata beban adalah pada saat biaya sudah habis terpakai.
Sistem Pengawasan Produksi
Sistem Pengawasan Produksi Pada Perusahaan yang Berproduksi Atas Dasar Pesanan
Dokumen yang digunakan untuk pengawasan produksi pada perusahaan yang berproduksi atas dasar pesanan meliputi :
1. Pesanan dari pelanggan
2. Rencana kebutuhan bahan (material requisition)
3. Daftar urutan produksi (operations list)
4. Perintah produksi
5. Bukti permintaan bahan
6. Kartu jam kerja
7. Laporan produk selesai
Sistem Pengawasan Produksi Pada Perusahaan yang Berproduksi Masa
Dokumen yang digunakan dalam system ini meliputi :
1. Anggaran produksi. Dapat berfungsi sebagai daftar kebutuhan bahan, daftar urutan produksi, sekaligus perintah produksi.
2. Bukti permintaan bahan.
3. Kartu jam kerja.
4. Laporan produk selesai.
Sistem Permintaan Bahan Baku / Penolong
Dokumen yang digunakan adalah bukti permintaan bahan. Catatan yang digunakan adalah jurnal pemakaian bahan, rekening buku besar, barang dalam proses, biaya bahan, dan persediaan bahan baku, serta buku pembantu berupa kartu persediaan masing-masing jenis barang.
Bagian / Petugas Terkait :
• Petugas produksi untuk meminta bahan yang dibutuhkan.
• Kabag produksi untuk menyetujui permintaan bahan.
• Bagian gudang untuk menyerahkan bahan.
• Bagian akuntansi untuk mencatat transaksi.
Sistem Penggunaan Tenaga Kerja
Dokumen yang digunakan adalah kartu jam hadir / kartu jam kerja, dan voucher. Catatan yang digunakan adalah voucer register, rekening buku besar, barang dalam proses, biaya tenaga kerja (BTK Langsung), BOP Sesungguhnya (BTK Tidak Langsung), utang voucher.
Bagian / Petugas Terkait :
• Mandor/pengawas untuk mengawasi pencatatan absensi, dan membuat rekap waktu kerja.
• Pembuat daftar gaji untuk membuat daftar gaji.
• Bagian voucher untuk menyiapkan voucher gaji, meminta pengesahan, dan mencatat ke dalam voucher register.
• Pembayar gaji untuk membayar gaji.
Sistem Pembebanan dan Pencatatan Biaya Operhead Pabrik, Biaya Pemasaran, dan Biaya Administrasi / Umum
Pencatatan BOP : Dokumen yang digunakan adalah voucer untuk gaji / upah tenaga kerja langsung, biaya asuransi gedung pabrik, biaya pemeliharaan mesin dan gedung apbrik; bon kas kecil untuk berbagai biaya seperti konsumsi lembur mandor; bukti memorial untuk alokasi-alokasi biaya seeprti aloaksi biaya listrik, depresiasi, dan lain-lain. Catatan yang digunakan adalah voucer register, jurnal umum, rekening buku besar terkait seperti biaya overhead apbrik sesungguhnya, dan rekening pembantu biaya.
Pembebanan BOP : Dokumen yang digunakan adalah bukti memorial. Catatan yang digunakan adalah jurnal umum, rekening buku besar seeprti barang dalam proses, dan biaya overhead pabrik.
Sistem Pencatatan Produk Selesai
Dokumen dan Catatan Akuntansi yang Digunakan
Dokumen : Bukti Memorial
Catatan : Jurnal umum, rekening buku besar terkait seperti rekening barang dalam proses-bahan baku, barang dalam proses-biaya tenaga kerja, barang dalam proses-biaya overhead pabrik dibebankan, dan persediaan barang jadi. Di samping itu, transaksi juga dicatat ke rekening buku pembantu, yaitu ke kartu persediaan masing-masing jenis produk yang dihasilkan.
Bagian / Petugas Terkait
Mandor/pengawas Mengawasi pencatatan absensi, dan membuat rekap waktu kerja.
Pembuat daftar gaji Membuat daftar gaji.
Bagian voucher Menyiapkan voucher gaji, meminta pengesahan, dan mencatat ke dalam voucher register.
Pembayar gaji Membayar gaji.
Bagian Produksi Membuat laporan produk selesai, dan menyerahkan barang-barang yang telah selesai diproduksi ke gudang.
Bagian Gudang Menerima barang yang selesai di produksi, membuat laporan penerimaan barang, menyimpan barang, serta mengisi kartu gudang.
Bagian Akuntansi Atas dasar laporan produk selesai, dan laporan penerimaan barang, mencatat ke buku jurnal umum, rekening buku besar terkait, dan ke kartu persediaan masing-masing jenis barang.
Sistem Persediaan
Dokumen yang Dipergunakan
1. Kartu perhitungan persediaan. Kartu ini dibagi menjadi tiga bagian yang dipisahkan dengan perforasi.
2. Rekapitulasi perhitungan persediaan. Setelah perhitungan eprsediaan, dan pengecekan perhitungan selesai dilakukan, dan tidak dijumpai perbedaan yang material.
3. Bukti memorial. Bukti ini digunakan untuk penyesuaian eprsediaan.
Catatan Akuntansi yang di gunakan :
1. Jurnal Umum.
2. Rekening buku besar persediaan, dan buku pembantu berupa kartu-kartu persediaan tiap jenis barang.
Petugas terkait dalam perhitungan persediaan, biasanya bersifat sementara mengingat perhitungan pisik persediaan umumnya dilakukan sekali dalam satu tahun.
Koordinator perhitungan Menerima bagian kartu perhitungan persediaan dari perhitungan dan pengecek, membandingkan dan memutuskan apakah perlu perhitungan ulang atau tidak, serta membuat rekapitulasi perhitungan persediaan.
Petugas penghitungan Melakukan perhitungan pertama, mengisi kartu perhitungan persediaan bagian pertama, dan menyerahkan kepada coordinator perhitungan persediaan.
Petugas pengecek Melakukan pengecekan perhitungan secara independent, mengisi kartu perhitungan persediaan bagian kedua, dan menyerahkannya kepada coordinator perhitungan persediaan.
Pemegang kartu-kartu Menyesuaikan data persediaan bila ternyata ada persediaan perbedaan yang dianggap material antara jumlah persediaan secara pisik dengan jumlah yang tercantum dalam kartu persediaan.
Bagian gudang Menyesuaikan data persediaan bila ternyata ada perbedaan yang dianggap material antara jumlah persediaan secara pisik dengan jumlah yang tercantum dalam kartu gudang.
Sistem Pengendalian Intern pada Perhitungan Persediaan
1. Aspek Organisasi
Panitia perhitungan persediaan harus ditunjuk dari antara petugas selau petugas gudang, atau pemegang kartu persediaan.
2. Aspek otorisasi dan prosedur pencatatan
Rekapitulasi perhitungan persediaan harus diotorisasi oleh coordinator perhitungan persediaan. Semua penyesuaian persediaan hendaknya dicatat dengan benar.
3. Aspek praktik yang sehat
Kartu perhitungan persediaan bernomor urut tercetak. Peralatan seperti alat untuk menimbang atau untuk mengukur harus terjamin ketelitiannya. Pelaksanaan tugas penghitungan dan pengecekan harus benar-benar dijamin independensinya.
7. Sistem Penerimaan Kas
Prosedur penjualan adalah urutan kegiatan sejak diterimanya pesanan dari pembeli, pengiriman barang, pembuatan faktur (penagihan), dan pencatatan penjalan. Dalam prosedur penjualan kredit, sulit dipisahkan antara prosedur pencatatan penjualan dan piutang, karena keduanya erat kaitannya.
Prosedur penjualan melibatkan beberapa bagian dalam perusahaan dengan maksud agar penjualan yang terjadi dapat diawasi dengan baik. Bagian-bagian yang terkait dalam prosedur penjualan adalah sebagai berikut:
1. Bagian Pesanan Penjualan (Sales Order Department)
Dalam perusahaan kecil, fungsi pesanan penjualan dapat dipegang oleh seorang karyawan dalam bagian penjualan. Tetapi dalam peusahaan besar bagian pesanan penjualan merupakan suatu bagian yang berdiri sendiri dibawah bagian penjualan.
2. Bagian Kredit
Dalam prosedur penjualan, setiap pengiriman barang untuk memenuhi pesanan pembeli yang syaratnya kredit, harus mendapatkan persetujuan dari bagian kredit. Agar dapat memberikan persetujuan, bagian kerdit menggunakan catatan yang dibuat oleh bagian piutang untuk tiap-tiap langganan mengenai sejarah kreditnya, jumlah maksimum dan ketetapan waktu pembayarannya.
3. Bagian Gudang
Dalam hubungannya dengan penjualan, bagian gudang bertugas untuk menyiapkan barang seperti yang tercantum dalam surat perintah pengiriman. Barang-barang ini diserahkan kebagian pengiriman untuk dibungkus dan dikirim ke pembeli.
4. Bagian Pengiriman
Bagian pengiriman ini bertugas untuk mengirim barang-barang kepada pembeli. Pengiriman ni hanya boleh dilakukan apabila ada surat perintah pengiriman yang sah.
5. Bagian Billing (pembuatan faktur dan penagihan)
Tugas bagian pembuatan faktur adalah:
a. Membuat (menerbitkan) faktur penjualan dan tembusan-tembusannya.
b. Menghitung biaya kirim penjualan dan pajak pertambahan nilai.
c. Memeriksa kebenaran penulisan dan perhitungan-perhitungan dalam faktur.
FORMULIR
Formulir yang digunakan dalam prosedur pesanan penjualan adalah surat perintahan pengiriman (shipping order) dengan beberapa tembusan yang masing-masing mempunyai fungsi sendiri-sendiri. Formulir yang diggunakan dalam prosedur pembuatan faktur adalah faktur (invoce) beserta tembusan-tembusannya.
Surat Perintahan pengiriman (Shipping Order)
Surat perintah pengiriman dan tembusan-tembusannya mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Tembusan pengiriman (shipping copy atau stock request copy)
Yaitu tembusan yang dikirimkan ke bagian gudang agar disiapkan barang-barang ang akan dikirim.
2. Tembusan Kredit (credit copy)
Yaitu tembusan yang diserahkan ke bagian kredit untuk meminta persetujuan penjualan kredit.
3. Tembusan pemberitahuan (advice atau acknowledgment copy)
Yaitu tembusan yang dikirimkan pada pembeli sebagai pemberitahuan bahwa pesanannya sudah diterima dan kapan pengiriman akan dilakukan.
4. Tembusan surat pengangkutan (bill of lading copy)
Yaitu tembusan yang berisi infornasi yang sama dengan surat perintah pengiriman, membuatnya bisa merupakan tembusan surat perintah pengiriman atau dibuat terpisah.
5. Tembusan barang (packing slip)
Yaitu tembusan yanng dimasukkan dalam bungkusan barang yang dikirim pada pembeli.
6. Tembusan untuk arsip (journal atau register copy)
Yaitu tembusan yang disimpan urut nomor. Arsip ini disimpan sampai tembusan pengiriman diterima kembali dari bagian pengiriman.
7. Tembusan untuk mengawasi pesan-pesanan yang belum dipenuhi (unfilled order copy)
Yaitu tembusan yang disimpan sesuai abjad nama pembeli yang digunakan sebagai catatan untuk menentukan (mengetahui) pesanan-pesanan mana yang belum dapat dipenuhi.
Faktur (Invoce)
Faktur biasanya dibuat dengan beberapa tembusan yang masing-masing mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Tembusan untuk langganan. Yaitu lembar pertama.
2. Tembusan Piutang. Yaitu tembusan yang dipakai sebagai dasar (media) untuk mendebit rekening buku pembantu piutang.
3. Tembusan Distribusi. Yaitu tembusan yang digunakan untuk mengkredit reening penjualan yang dirinci sesuai dengan klasifikasinya.
4. Tembusan Pemberitahuan (Advice Copy). Yaitu tembusan yang diberikan pada salesman sebagai pemberitahuan bahwa faktur sudah dikirim sehingga salesman dapat menghitung berapa komisi yang diterima.
Prosedur pesanan dan penjualan faktur yang terpisah
Dalam Prosedur ini pembuatan surat perintah pengiriman dan tembusan-tembusannya dipisahkan dari pembuatan faktur dan tembusan-tembusannya. Berikut ini adalah langkah-langkah yang dilakukan dalam prosedur pesanan dan pembuatan faktur yang terpisah.
a. Bagian pesanan penjualan menerima pesanan dari pembeli. Atas dasar pesanan ini dibuat surat perintah pengiriman 5 rangkap yang memiliki fungsi sbb.
Lembar 1 = Stock request copy dan shipping copy
Lembar 2 = Pemberitahuan pesanan yang dikirim pada pembeli
Lembar 3 = Packing slip
Lembar 4 = Bill of lading
Lembar 5 = Arsip
Bagian pesanan menuliskan data sebagai berikut ini dalam surat perintah pengiriman:
- Nama dan alamat pemesan (pembeli)
- Tanggal pengiriman yang diharapkan
- Nama barang dan kuantitasnya
- Alat pengangkutan (truk, kereta api dan lain-lain)
b. Lembar ke 5 diserahkan ke bagian kredit untuk meminta persetujuan kredit. Bila persetujuan ini disetujui, bagian kredit menuliskan persetujuan dalam lembar ke 5 tersebutdan kemudian menyerahkannya kembali ke bagian pesanan.
c. Sesudah mendapatkan persetujuan dari bagian kredit, lembar ke 2 dikirimkan ke pembeli, lembar ke 1 diserahkan ke bagian gudang dan lembar ke 3 dan ke 4 diserahkan kebagian pengiriman.
d. Bagian gudang menyerahkan barang sesuai dengan surat perintah pengiriman, menuliskan jumlahnya dalam lembar ke 1 surat perintah pengiriman, mencatat surat perintah pengiriman ke dalam kartu gudang (dan kartu barang). Barang dan lembar 1 tersebut diserahkan ke bagian pengiriman.
e. Bagian pengiriman mengecek barang dari gudang, menuliskan jumlahnya dan tanggal pengiriman dalam packing slip (lembar ke 3), bill of lading (lembar ke 4) dan shipping copy. Packing slio dimasukkan dalam barang yang dibungkus. Bill of lading diperbanyak menjadi 3 lembar. Sesudah ditandatangani oleh yang mengangkut, lembar ke 4 surat perintah pengiriman diarsipkandibagian pengiriman. Lembar ke 1 surat perintah pengiriman dikembalikan ke bagian pesanan.
f. Bagian pesanan melengkapi data dalam lembar ke 1 dan ke 5 surat perintah pengiriman, kemudian menyerahkan lembar ke 1 ke bagian pembuat faktur (billing). Kalau ada pesann yang belum dipenuhi, bagian pesanan menulis back order.
g. Bagian billing melengkapi data harga dan perkalian dalam lembar ke 1 surat perintah pengiriman, yang kemudian digunakan sebagai dasar untuk membuat faktur rangkap 4.
h. Faktur didistribusikan sebagai berikut:
Lembar 1 = untuk pembeli
Lembar 2 = untuk bagian piutang
Lembar 3 = untuk distribusi penjualan dan harga pokok penjualan
Lembar 4 = arsip bagian billing
i. Bagian buku besar mencatat jumlah dalam pre list tape ke buku jurnal penjualan, kemudian setiap periode jurnal penjualan diposting ke buku besar (debit rekening piutang kontrol kreditnya rekening penjualan)
j. Bagian piutang mencatat lenbar ke 2 faktur disebelah debit rekening piutang dalam buku besar pembantu.
k. Setiap akhir tahun bagan piutang membuat dan mengirimkan surat pernyataan piutang untuk setiap langganan.
8. Sistem Pengeluaran Kas
Dokumen Yang Digunakan
Dokumen yang digunakan dalam system akutansi pengeluaran kas dengan cek:
1. Bukti kas keluar
2. Cek
3. Permintaan cek ( check request )
Bukti kas keluar, dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Cek, cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek.
Permintaan cek, dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akutansi untuk membuat buktikas keluar.
Catatan Akutansi Yang Digunakan
Catatan akutansi yang digunakan dalam system akutansi pengeluaran kas dengan cek :
1. Jurnal pengeluaran kas, dalam pencatatan utang dengan account payable system. Untuk mencatat transaksi pembelian digunakan jurnal pembelian dan untuk mencatat pengeluaran kas digunakan jurnal pengeluaran kas.
2. Register cek, dalam pencatatan utang dengan voucher payable system , taransaksi untuk mencatat pembelian digunakan dua jurnal : register bukti kas keluar dan register cek, digunakan untuk mencatat utang yang timbul, sedangkan register cek digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dengan cek.
Fungsi Yang Terkait
Fungsi yang terkait dalam system akutansi pengeluaran kas dengan cek adalah :
1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
2. Fungsi kas
3. Fungsi akutansi
4. Fungsi pemeriksa intern
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas, misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas . fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi akutansi bagian utang.
Fungsi kas, dalam system akutansi pengeluaran kas dengan cek, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau langsung membayar pada kreditur.
Fungsi akutansi, Pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan. Pencatatn transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
Fungsi pemeriksa intern, fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas secara periodik dan mencocokan hasil perhitungan dengan saldo kas menurut catatn akutansi.
Jaringan Prosedur Yang Membentuk Sistem
1. Sistem akutansi pengeluaran kas dengan cek yang tidak memerlukan permintaan cek, yang terdiri dari jaringan prosedur berikut :
- Prosedur pembuatan bukti kas keluar
- Prosedur Pembayaran kas
- Prosedur pencatatan pengeluaran kas
2. Sistem akutansi pengeluaran kas yang memerlukan permintaan cek, terdiri dari :
- Prosedur permintaan cek
- Prosedur pembuatan bukti kas keluar
- Prosedur pembayaran kas
- Prosedur pencatatan pengeluaran kas
Prosedur permintaan cek, dalam prosedur ini fungsi yang memerlukan pengeluaran kas mengajukan permintaan pengeluaran kas dengan mengisi permintaan cek.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar, bukti kas keluar ini berfungsi sebagai perintah kepada fungsi kas untuk mengisi cek sebesar jumlah rupiah yang tercantum pada dokumen tersebut dan mengirimkan cek tersebut kepada kreditur yang namanya ditulis dalam dokumen tersebut.
Prosedur pembayaran kas, berfungsi untuk mengisi kas , meminta tanda tangan atas cek kepada pejabat yang berwenang , dan mengirimkan cek tersebut pada kreditur.
Prosedur pencatatan pengeluaran kas, berfungsi akutansi mencatat pengeluaran kas didalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.
Unsur Pengendalian Intern
1. Semua penerimaan intern kas harus disetor penuh ke bank pada hari yang sama dengan penerimaan kas atau pada hari kerja berikutnya.
2. Semua pengeluaran kas dilakukan dengan cek.
3. Pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek ( jumlah kecil ) dilakukan melalui dana kas kecil.
Unsur pengendalian intern dirancang dengan merinci unsure organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan, dan unsur praktik yang sehat.
Organisasi ,
- Fungsi penyimpanan kas harus terpisah dari fungsi akutansi, unsure system ini mengharuskan pemisahan fungsi akutansi dari fungsi penyimpanan, agar data akutansi yang dicatatat dalam catatan akutansi dijamin keandalannya.
- Transaksi pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan sendiri oleh bagian kasa sejak wal sampai akhir
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan,
- Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang.
- Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
- Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas harus didasarkan atas bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.
- Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.
- Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
- Penggunaan rekening Koran bank, yang merupakan informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian catatan kas oleh fungsi yang tidakterlibat dalam pencatatan dan penyimpanan kas.
- Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindahbukuan.
- Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan imprest system.
- Secara periodic diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan.
- Kas yang ada di tangan dan kas yang ada diperjalanan diasuransikan dari kerugian.
- Kasir diasuransikan .
- Kasir dilengkapi dengna alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada ditangan, misalnya ( mesin register kas, almari besi, dan strong room ).
- Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan oleh bagian kasa.
SISTEM DANA KAS KECIL
Deskripsi Kegiatan
a. Sistem saldo fluktuasi, prosedur :
- Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil.
- Pengeluaran dana kas kecil dicatat setiap kali dengan mengkredit dana kas kecil.
- Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sesuai dengan keperluan.
b. Sistem imprest, prosedur :
- Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek den dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil
- Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal, tetapi bukti pengeluaran dikumpulkan.
- Pengisian Kembali danha kas kecil dilakukan sesuai jumlah yanh tercantum pada bukti pengeluaran.
Dokumen Yang Digunakan
1. Bukti kas keluar, dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akutansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.
2. Cek
3. Permintaan pengeluaran kas kecil, dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil.
4. Bukti pengeluaran kas kecil, dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil.
5. Permintaan pengisian kembali kas kecil, dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil.
Catatan Akutansi Yang Digunakan
- Jurnal pengeluaran kas, dalam system dana kas kecil catatan akutansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kecil dan dalam pengisian kembali.
- Register cek, catatan akutansi ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali.
- Jurnal pengeluaran dana kas kecil, untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus yang berfungsi sebagai alat distribusi pendebitan sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil.
Fungsi Yang Terkait :
Fungsi kas, fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek.
Fungsi akutansi, fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil, pencatatan transaksi pembentukan dana, pencatatan pengisian kembali, dan pembuatan bukti kas keluar.
Fungsi pemegang dana kas kecil, fungsi ini beryanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu dan permintan pengisian kembali.
Fungsi pemeriksa intern, fungsi ini bertanggung jawab atas pembentukan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya.
9. Sistem Akuntansi Persediaan
Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang. Sistem ini berkaitan erat dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian, dan sistem akuntansi biaya produksi. Dari uraian tersebut merupakan bagian dari berbagai sistem yang mempengaruhi persediaan. Yang dimana sistem ini akan diakhiri dengan sistem perhitungan fisik persediaan yang merupakan unsur terpenting unsur pengendalian intern terhadap persediaan.
Tipe persediaan dan transaksi yang mempengaruhinya, serta prosedur dan sistem akuntansi yang berkaitan.
Metode Pencatatan Persediaan
Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam buku persediaan. Metode mutasi persediaan digunakan dalam penentuan biaya bahan baku dalam perusahaan yang harga pokok produknya dikumpulkan dengan metode harga pokok pesanan. Dalam sistem akuntansi persediaan secara manual, diselenggarakan dua catatan akuntansi, di fungsi gudang dan di fungsi akuntansi. Di bagian gudang diselenggarakan kartu gudang untuk mencatat kuatitas persediaan dan mutasi tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Biasanya kartu gudang tidak berisi data harga pokok tiap jenis barang, namun hanya berisi informasi kuatitas tiap jenis barang yang disimpan di gudang. Kartu gudang ini disimpan dalam arsip di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang di gudang. Di samping kartu gudang, bagian gudang juga menyelenggarakan kartu barang yang ditempelkan pada tempat penyimpanan barang. Kartu barang ini berfungsi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuatitas barang. Di bagian kartu persediaan (fungsi akuntansi) diselenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang disimpan digudang. Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat control catatan kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Di samping itu, kartu persediaan ini merupakan rincian rekening kontrol persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.
10. Sistem Akuntansi Aktiva Tetap
Aktiva tetap adalah kekayaan perusahaan yang memiliki wujud, mempunyai manfaat ekonomis lebih dari satu tahun, dan diperoleh perusahaan untuk melaksankan kegiatan perusahaan, bukan untuk dijual kembali. Karena kekayaan ini mempunyai wujud, seringkali tetap disebut aktiva tetap berwujud.
Transaksi yang mengubah aktiva tetap
Transaksi yang bersangkutan dengan aktiva tetap terdiri dari tiga kelompok :
Jenis transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap terdiri dari : transaksi perolehan ( pembelian, pembangunan, dan sumbangan ), pengeluaran modal, revaluasi, pertukaran, penghentian pemakaian, dan penjualan.
Jenis transaksi yang mengubah akumulasi depresiasi aktiva tetap terdiri dari : depresiasi, penghentian pemakaian, penjualan, dan pertukaran.
Jenis transaksi yang mengubah rekening biaya reparasi an pemeliharaan aktiva tetap adalah konsumsi sebagai sumber daya : bahan dan suku cadang, sumberdaya manusia, enerji, peralatan dan sumberdaya lain.
DOKUMEN
1. Surat permintaan otorisasi investasi
2. Surat permintaan revarasi
3. Surat permintaan transfer aktiva tetap
4. Surat permintaan penghentian pemakaian aktiva tetap
5. Surat perintah kerja
CATATAN AKUNTANSI
1. Kartu aktiva tetap, catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu aktiva tetap yang di gunakan unttuk mencatat secara rinci segala data yang bersangkutan dengan aktiva tetap tertentu.
2. Jurnal umum
3. Regester bukti kas keluar, Jurnal ini di gunakan untuk mencatat transaksi pembelian aktiva tetap dan pengeluaran modal yang berupa pengeluaran kas.
FUNGSI YANG TERKAIT
Fungsi yang terkait dalam transaksi yang mengubah harga pokok aktiva tetap dan akumulasi depresiasi aktiva tetap adalah :
1. Fungsi pemakaian. Dalam sistem akuntansi aktiva tetap.
2. Fungsi reset dan pengembangan. Fungsi ini bertanggung jawab mengajukan usulan investasi aktiva tetap di manfaatkan bersama oleh lebih dari satu fungsi.
3. Derektur yang bersangkutan. Pejabat ini berfungsi memberikan persetujuan terhadap usulan investasi.
4. Derektur utama. Pejabat ini yang memberikan otorisasi terhadap semua mutasi aktiva tetap.
5. Fungsi pembelian. Fungsi ini bertanggung jawab memilih pasokan dan menerbitkan surat order pembelian untuk pengadaan aktiva tetap.
6. Fungsi penerimaan. Fungsi ini bertanggung jawab melakukan pemeriksaan terhadap aktiva tetap yang di terima dari pemasok.
7. Fungsi aktiva tetap. Fungsi ini bertanggung jawab atas pengelolaan aktiva tetap perusahaan.
UNSUR PENGENDALIAN INTERN
Organisasi
- Fungsi pemakai harus terpisah dari fungsi akuntansi aktiva tetap.
- Transaksi perolehan, penjualan, dan penghentian pemakaian aktiva tetap harus di laksanakan oleh lebih dari unit organisasi yang bekerja secara independent.
Sistem Otoritas
Anggaran investasi diotorisasi oleh rapat umum pemegang saham. Karena investasi dalam aktiva tetap umumnya meliputi jumlah rupiah yang besar dan menyebabkan keterikatan dana dalam jangka waktu yang lama, maka penggunaan anggaran investasi merupakan sarana yang baik sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap.
Prosedur pencatatan
Perubahan kartu aktiva tetap harus di dasarkan pada bukti kas keluar dan bukti memorial yang di lampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap, yang diotorisasi oleh pejabat yang berwenang.
Praktik yang sehat
- Secara periodek dilakukan pencocokan fisik aktiva tetap dengan kartu aktiva tetap.
- Penggunaan anggaran investasi sebagai alat pengendalian investasi dalam aktiva tetap.
- Penutupan asuransi aktiva tetap terhadap kerugian.
- Kebijakan akuntansi tentang pemisahan pengeluaran modal dengan pengeluaran pendapatan.
BAGAN ALIR SISTEM AKUNTANSI AKTIVA TETAP
Sistem pembelian aktiva tetap
Transaksi pembelian aktiva tetap dimulai dengan permintaan otoritas investasi dari pemakai aktiva tetap yang diajukan kepada direksi. Jika aktiva tetap yang di beli memerlukan biaya pemasang, fungsi aktiva tetap mengeluarkan surat perintah kerja untuk melaksanakan pemasangan aktiva tetap tersebut. Sistem pembelian aktiva tetap, yang terdiri dari rangkaian prosedur berikut ini :
- Prosedur permintaan otoritas investasi
- Prosedur penawaran harga dan pemilihan pemasok
- Prosedur order pembelian
- Prosedur penerimaan barang
- Prosedur penempatan aktiva tetap
Sistem perolehan aktiva tetap melalui pembangunan sendiri, sistem ini dirancang untuk mencatat harga pokok aktiva tetap yang di peroleh perusahaan dari pembangunan yang dilaksanakan sendiri oleh perusahaan. Jika suatu aktiva tetap yang di bangun sendiri telah selesai, maka bukti memorial di pakai sebagai dokumen sumber untuk mencatat harga pokok aktiva tetap tersebut kedalam kartu aktiva tetap dan jurnal umum.
Sistem perolehan aktiva tetap melalui pembangunan yang terdiri dari :
- Prosedur permintan otorisasi investasi
- Prosedur perintah kerja
- Prosedur pelaksanakan pembangunan aktiva tetap
- Prosedur penerimaan barang
- Prosedur penempatan aktiva tetap
- Prosedur pencatatan harga pokok aktiva tetap.
